Informationspflicht bei Erhebung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO
1. Verantwortliche im Sinne der DSGVO
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind:
Angela Wolin (Geschäftsführerin)
Am Glockenstrauch 38
41517 Grevenbroich
Telefon: +49 1525 73 90 618
E-Mail: kfsaldenhoven@gmail.com
Norman Kohnemann
Karl-Marx-Str. 4/1
68775 Ketsch
Telefon: +49 151 407 618 63
E-Mail: norman.kohnemann@web.de
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Der Verein „Kinderferienspiele Aldenhoven e. V.“ verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
a) Mitgliederverwaltung
Verarbeitet werden: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertragsverhältnisses)
b) Teilnehmerverwaltung (Ferienspiele)
Verarbeitet werden: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie gesundheitsbezogene Angaben (z. B. Allergien, Unverträglichkeiten, relevante Erkrankungen, Einschränkungen)
Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Veranstaltung)
- Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung für Gesundheitsdaten)
c) Beitragsverwaltung
Verarbeitet werden: Bankverbindung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
d) Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung
Verarbeitung und Veröffentlichung von Fotos und ggf. Videos auf der Vereinswebseite sowie in sozialen Medien (z. B. Facebook)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
3. Berechtigte Interessen des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Sofern erforderlich, verarbeitet der Verein Daten zur Wahrung berechtigter Interessen.
Dies umfasst insbesondere:
- die Weitergabe von Teilnehmer- und Mitgliederlisten an das zuständige Jugendamt (z. B. im Rahmen von Fördermaßnahmen oder Zuschüssen), sofern dies zur Durchführung und Finanzierung der Veranstaltung erforderlich ist
- die Organisation und Sicherheit der Veranstaltungen
Dabei werden stets die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen berücksichtigt.
4. Empfänger der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden nur im erforderlichen Umfang weitergegeben an:
- öffentliche Stellen (z. B. Jugendamt im Rahmen von Fördermaßnahmen)
- Dienstleister (z. B. Hostinganbieter der Website)
- interne Organisationseinheiten und Betreuungspersonal
Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU erfolgt nicht, sofern dies nicht ausdrücklich angegeben wird.
5. Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:
- Mitgliedsdaten: 2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft
- Teilnehmerdaten: 1 Jahr nach Abschluss der Veranstaltung
- Bankdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
- Server-Logfiles/IP-Adressen: max. 30 Tage
- Foto- und Videoaufnahmen: bis zum Widerruf der Einwilligung
Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die Begründung und Durchführung des Mitgliedschafts- bzw. Teilnahmeverhältnisses erforderlich.
Ohne diese Daten ist eine Teilnahme an den Ferienspielen bzw. eine Mitgliedschaft im Verein nicht möglich.
7. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
8. Widerruf von Einwilligungen
Eine erteilte Einwilligung (z. B. zur Verarbeitung von Fotos oder Gesundheitsdaten) kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verein seinen Sitz hat.