Informationspflicht bei Erhebung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO
1. Verantwortliche im Sinne der DSGVO
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Verein Kinderferienspiele Aldenhoven e.V.
vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB
Am Glockenstrauch 38
41517 Grevenbroich
E-Mail: kfsaldenhoven@gmail.com
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Der Verein „Kinderferienspiele Aldenhoven e. V.“ verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
a) Mitgliederverwaltung
Verarbeitet werden: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertragsverhältnisses)
b) Teilnehmerverwaltung (Ferienspiele)
Verarbeitet werden: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie gesundheitsbezogene Angaben (z. B. Allergien, Unverträglichkeiten, relevante Erkrankungen, Einschränkungen)
Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Veranstaltung)
- Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung für Gesundheitsdaten)
c) Beitragsverwaltung
Verarbeitet werden: Bankverbindung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
d) Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung
Verarbeitung und Veröffentlichung von Fotos und ggf. Videos auf der Vereinswebseite sowie in sozialen Medien (z. B. Facebook)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
3. Berechtigte Interessen des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Sofern erforderlich, verarbeitet der Verein Daten zur Wahrung berechtigter Interessen.
Dies umfasst insbesondere:
- die Weitergabe von Teilnehmer- und Mitgliederlisten an das zuständige Jugendamt (z. B. im Rahmen von Fördermaßnahmen oder Zuschüssen), sofern dies zur Durchführung und Finanzierung der Veranstaltung erforderlich ist
- die Organisation und Sicherheit der Veranstaltungen
Dabei werden stets die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen berücksichtigt.
4. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, andernfalls auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald die Bearbeitung Ihrer Anfrage abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. Anmeldung zu den Kinderferienspielen über Google Forms
Für die Anmeldung zu unseren Kinderferienspielen verwenden wir Google Forms, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Bei der Anmeldung werden die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Schule, Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, Telefonnummern, E-Mail-Adressen sowie weitere für die Organisation und Durchführung der Kinderferienspiele erforderliche Angaben gehören.
Soweit im Rahmen der Anmeldung Angaben zu Allergien, gesundheitlichen Einschränkungen, Medikamentenverträglichkeiten oder sonstigen gesundheitsbezogenen Informationen gemacht werden, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten ausschließlich zum Zweck der sicheren Betreuung des Kindes während der Veranstaltung.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Organisation, Durchführung und Abwicklung der Kinderferienspiele sowie zur Kontaktaufnahme mit den Erziehungsberechtigten.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 DSGVO.
Die über Google Forms erhobenen Daten werden innerhalb der Google-Dienste gespeichert und zur organisatorischen Bearbeitung der Anmeldungen in Google Tabellen (Google Sheets) verarbeitet.
Empfänger der Daten sind ausschließlich die mit der Organisation und Durchführung der Kinderferienspiele betrauten Personen des Vereins.
Bei der Nutzung von Google Forms kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten auf Servern außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Google nimmt nach eigenen Angaben geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor.
Weitere Informationen finden Sie unter:
https://policies.google.com/privacy
Die Anmeldedaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Nachbereitung der Kinderferienspiele erforderlich ist. Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten spätestens zwölf Monate nach Abschluss der jeweiligen Veranstaltung gelöscht.
6. Empfänger der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden nur im erforderlichen Umfang weitergegeben an:
- öffentliche Stellen (z. B. Jugendamt im Rahmen von Fördermaßnahmen)
- Dienstleister (z. B. Hostinganbieter der Website)
- interne Organisationseinheiten und Betreuungspersonal
Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union erfolgt grundsätzlich nicht. Hiervon ausgenommen sind die unter Ziffer 5 beschriebenen Verarbeitungen über Google Forms bzw. Google Sheets.
7. Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:
- Mitgliedsdaten: 2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft
- Teilnehmerdaten: 1 Jahr nach Abschluss der Veranstaltung
- Bankdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
- Server-Logfiles/IP-Adressen: max. 30 Tage
- Foto- und Videoaufnahmen: bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zum Wegfall des Veröffentlichungszwecks
Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
8. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die Begründung und Durchführung des Mitgliedschafts- bzw. Teilnahmeverhältnisses erforderlich.
Ohne diese Daten ist eine Teilnahme an den Ferienspielen bzw. eine Mitgliedschaft im Verein nicht möglich.
9. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
10. Widerruf von Einwilligungen
Eine erteilte Einwilligung (z. B. zur Verarbeitung von Fotos oder Gesundheitsdaten) kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verein seinen Sitz hat.